¿Necesitas organizar un evento sostenible y no sabes por dónde empezar?

Aquí te contamos de manera sencilla que es un evento sostenible, en que consiste, cuáles son sus beneficios y puntos claves a tener en cuenta para que tu evento sea un ejemplo de sostenibilidad en los tiempos actuales.

¿Qué es un evento sostenible?

Según Naciones Unidas se considera que un evento es sostenible cuando está diseñado y organizado para cumplir dos objetivos primordiales, por un lado, ha de intentar provocar un impacto mínimo en el medio ambiente y por otro ha de conseguir dejar un legado beneficioso para la comunidad y todos los involucrados.

Sabiendo que de por sí que la organización de un evento es bastante complicada y si encima debemos tener en cuenta estos factores respecto a la sostenibilidad, la cosa se pone más interesante.

Con todo esto no queremos decir que sea imposible, sino un poco más engorroso, sobre todo si tenemos en cuenta que es algo muy necesario, a lo que poco a poco nos tenemos que ir acostumbrando, ya que cada momento que pasa agotamos más medios naturales sin vuelta atrás.

Normalmente, cuando organizamos un evento en general hacemos o provocamos acciones tales como generar grandes cantidades de residuos, también se hace un gran desperdicio de bienes como agua o alimentos, sin contar con la contaminación producida por los medios de transporte necesarios para conseguir que lleguen los invitados al evento en cuestión.

A todo esto, también es necesario sumar la intrusión que se genera en caso de que se necesite seguridad en nuestro evento, sobre todo si se encuentra en un espacio abierto, en la naturaleza, sin contar con el impacto que tienen los medios de comunicación y difusión que utilicemos para darlo a conocer.

Por lo tanto, y sabiendo todo lo anterior, vamos a intentar crear un modelo básico de evento sostenible, aplicando unos conceptos e ideas sencillas a los cuales todos tengamos acceso.

Localización o espacio físico para el evento

Lo primero de todo será seleccionar una localización adecuada, obviamente para el desarrollo adecuado de nuestro evento sostenible, pero teniendo en cuenta que ha de ser un espacio en el que no hagamos una intrusión significativa en caso de ser al aire libre, en la naturaleza.

Por otro lado, si dicho evento es en un espacio cerrado, tenemos que saber encontrar el equilibrio. Tiene que estar bien ventilado, amplio y con las comodidades necesarias para los invitados, teniendo en cuenta la cantidad de recursos a invertir, este caso seria electricidad principalmente. Por ello, sería interesante que independientemente de la localización, la organización del evento sostenible sea durante el día para así poder obtener la mayor cantidad de iluminación natural.

Residuos generados en un evento sostenible

Otro punto a tener en cuenta es la cantidad de residuos generados tanto durante la organización del evento como el desarrollo del mismo.  A la hora de la preparación de un evento tenemos que tener en cuenta desde los tipos de materiales utilizados, si son reciclados o reutilizados estamos ayudando a reducir esta cantidad de residuos. También tenemos el gasto inmenso que se hace de electricidad y agua, entre otras cosas, por tanto, como hemos sugerido en el punto anterior, para reducir este tipo de residuo es recomendable adaptar el evento a momentos donde podamos prescindir en lo posible de estos recursos.

Asimismo, hay que tener en cuenta que muy a nuestro pesar en todos los eventos se necesita un catering, sea del estilo que sea, esto genera una grandísima cantidad de residuos. Por ello, debemos priorizar caterings que usen el mínimo de materiales de un solo uso, como platos y vasos, y, por otro lado, controlar bien las cantidades para no desperdiciar alimentos.

Por último, pero no menos importante ni mucho menos, es tratar el tema de como llegaran los invitados a nuestro evento, teniendo en cuenta que si se desplazan por su cuenta y la distancia es considerable respecto a sus residencias, se creará una huella de carbono considerable debido al uso de sus vehículos particulares, por tanto, sería interesante poder analizar si sería posible establecer algún medio de transporte colectivo para reducir este tipo de problemas.

Recursos imprescindibles en un evento sostenible

Si bien estamos constantemente dando vueltas sobre lo mismo, pero esto es debido a que son los recursos y medios más utilizados en la organización y realización de un evento, sobre todo cuando queremos que sea sostenible. En este caso vamos a hablar especialmente del gasto energético y de agua.

El mayor gasto energético se realizará probablemente en un evento en un espacio cerrado y durante la noche, ya que es obvio que necesitamos mucha luz y al ser en un momento del día en el que no contamos con la ayuda del sol para disminuir esa necesidad. Una muy buena opción sería siempre dentro de nuestras posibilidades, organizar el evento durante los momentos con mayor influencia del sol, por tanto, estaríamos minimizando el gasto energético y siendo un poco más sostenibles.

En el caso del agua, el gasto y residuos generados no es comparable al energético, ya que su uso será principalmente limpieza y acondicionamiento del lugar y los materiales, aun así es algo a tener en cuenta.

También debemos tener en cuenta la calefacción, qué tipo es y regular la temperatura para no consumir en exceso. Además, es interesante utilizar métodos de contención del calor o del frío, como cortinas de aire.

Seguridad en el evento

Dependiendo del tipo de evento sostenible que organicemos, así como de la influencia de los invitados, es posible que tengamos que contratar un servicio de seguridad. En este caso hay que intentar que la organización y distribución de este equipo no nos interfiera en el desarrollo de nuestro evento y que a la hora de desempeñar su trabajo lo hagan de la manera más sutil y sostenible posible, sin interferir con el medio, sobre todo si es en un ambiente abierto en la naturaleza.

Merchandising ecológico en un evento sostenible

Otro punto a tener en cuenta es el merchandising o welcome packs para los asistentes de nuestro evento. Aquí nuestro consejo es que no solo te centres en elegir materiales sostenibles, sino que realmente pienses si los materiales que vas a utilizar son realmente imprescindibles y si los asistentes van a realizar un buen uso de los materiales o si se van a quedar para siempre en un cajón.

Algunas ideas en el caso de querer realizar un welcome pack personalizado para tu evento sostenible es que elijas materiales ecológicos, con múltiples usos y que sean imprescindibles en el día a día de los invitados a tu evento. Por ejemplo, si es un evento para estudiantes, una libreta y un bolígrafo serán elementos que seguro que usan en su día a día, sin embargo, si realizas un evento a programadores informáticos, quizás sea más interesante regalar una power bank o una alfombrilla personalizada de ratón.

Acciones para compensar el impacto de nuestro evento sostenible

Siendo conscientes que cualquier evento por muy sostenible que intentemos realizarlo tiene un impacto en el medio ambiente, otra alternativa es intentar compensar nuestra huella de carbono creada en el evento. Para ello, lo primero que debemos hacer es realizar el cálculo de la huella de nuestro evento en el que deberemos tener en cuenta aspectos cómo el nº de participantes, el lugar del evento, el gasto en calefacción, la superficie del lugar del evento, los residuos ocasionados, el transporte hasta el lugar de los asistentes y de los soportes para el evento…

Una vez que hemos calculado cuál ha sido ese impacto, podemos buscar formas para la compensación. Existen múltiples formas y proyectos, desde la plantación de árboles, proyectos específicos para compensación de CO2, inversión en energías renovables…

Si necesitas que te ayudemos o asesoremos para lograrlo, ¡cuenta con nosotras!

Evaluación de comprobación de nuestro evento

Es muy importante que antes de comenzar a aplicar todas estas ideas, las apliquemos sobre el papel y preparemos un plan B en caso de que algo pueda fallar, y así poder estar preparados a la hora de la verdad.

Una vez realizado el evento volveremos a nuestro plan escrito para comprobar si todo salió según lo planeado y sobre todo en que podríamos mejor de cara a futuros eventos sostenibles.

¿Preparados para organizar tu evento sostenible?

Ya hemos visto que organizar un evento sostenible fácil, lo que se dice fácil no es, pero también hemos podido ver cuál es el impacto que genera.

Es por esto último que tenemos que empezar a concienciarnos cada vez más de que las cosas están cambiando a pasos de gigante y queramos o no tenemos que empezar a adaptarnos y fluir con estos cambios. También es fundamental implementar todas estas sugerencias en nuestro día a día para así ayudar a avanzar lo más rápido posible hacia un mundo sostenible sin escasez de recursos tal y como pasa hoy por hoy.

Nuestro deber como sociedad es iniciar el cambio de mañana, y tú ¿comenzaras a aplicar cambios para generar menos residuos en tu día a día?

Si tienes que organizar tu evento y no quieres estresarte con todo lo que esto implica, estás de suerte, en CoMsentido somos especialistas en organizar eventos sostenibles y en hacer las cosas mucho más sencillas de lo que te parece. Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de informar y asesorar en todas las dudas y preguntas que puedan surgir.