Preparar un evento es una actividad complicada. Hay muchas cosas que hay que tener en cuenta y todo debe estar listo para esa fecha tan especial. Por eso, desde CoMsentido queremos dar algunos pasos a seguir que a nosotras nos vienen genial para llevar la comunicación de eventos.
Nosotras entendemos que la organización y promoción de un evento exitoso depende en gran medida de una estrategia de comunicación efectiva. Además, es un servicio duradero: desde las estrategias de redes sociales hasta el seguimiento posterior al evento. Cada paso es importante y hay que mimarlo para conseguir el éxito de nuestra iniciativa.
En este artículo, exploraremos cuatro momentos clave en la comunicación de un evento en base a nuestra experiencia en este tipo de proyectos. Si necesitas ayuda con cualquiera de las partes o buscas una agencia para tu evento, no dudes en contactar con nosotras.
Índice
¿Cómo conseguir llevar la comunicación de un evento?
Antes de nada, tendrás que conseguir llevar la comunicación del evento. Para ello puedes darte a conocer a través de anuncios, contactos o posicionamiento SEO.
Si es un proyecto público, tendrás que ganas una licitación. Este proceso puede ser algo tedioso, ya que habrá que buscar cifras reales y cumplir con los requisitos de cada una de las licitaciones a las que te presentes. Sin embargo, te animamos a que no tires la toalla y trates de presentarte a todas las que puedas.
Además, ten en cuenta que las licitaciones son públicas, así que puedes consultar no solo las bases sino también las candidaturas de otros años para inspirarte y ver qué es lo que funciona en cada una de ellas. En CoMsentido hemos ganado recientemente una licitación que puedes consultar si quieres ver cómo la hemos realizado. Aunque eso sí, cada licitación tiene bases y objetivos diferentes, así que no dudes en dedicarle tiempo a cada una de ellas. ¡No te arrepentirás!
Algo imprescindible es que lleguen a ti. Para ello, un buen posicionamiento de tu sitio web será necesario. ¿No sabes cómo hacerlo? Aquí encontrarás 10 tips para mejorar tu posicionamiento. También poder darte a conocer a través de los anuncios. Si lo que buscas es dar a conocer tu sitio específico para que llegue más tráfico a tu web, lo puedes hacer a través de Google Ads. En este otro artículo te contamos el porqué.
1. Crear una estrategia de comunicación
Buscar la manera de amplificar el mensaje es uno de los objetivos fundamentales de la comunicación. Para ello, es imprescindible agotar todas las vías. Cada evento requerirá de unos medios concretos. Sin embargo, puedes adelantar algunos puntos teniendo en cuenta las redes sociales, la prensa y la comunicación interna.
En plena era digital, las redes sociales son nuestra aliada más poderosa en la comunicación de eventos. Nosotras nos esforzamos por crear un plan de comunicación específico para plataformas como Facebook, X, Instagram, LinkedIn o TikTok para llegar a una audiencia más amplia y comprometer a los participantes potenciales.
Para crear un plan de comunicación para redes sociales puedes incluir distintos elementos:
- Creación de contenido relevante y atractivo
- Programación de publicaciones regulares
- Uso de hashtags relevantes en todas las publicaciones
- Interacción continua con la comunidad
Para que no se te pase ningún día importante, aquí puedes encontrar el calendario social media 2024 de CoMsentido de descarga totalmente gratuita.
Prensa
Mantener una comunicación continua con los medios de comunicación. Esta es otra de las claves para que tu evento aparezca en el mayor número de lugares posibles.
Este punto es uno de los que más nos gusta. Dos de nuestras opciones preferidas son la creación de notas de prensa o de newsletter atrayendo no sólo tráfico a nuestra web o a la del evento, sino también la atención de los medios de comunicación.
Puedes inscribirte aquí a nuestra newsletter para no perderte ninguna de nuestras novedades.
Comunicación interna
Para que la comunicación de tu evento dé los resultados que esperas, es imprescindible tener a tu equipo comunicado. La comunicación interna es un punto que a veces se descuida. ¡Evita que te pase a ti!
Hay algunos tips para que no suceda como enviar los mails a todas las personas a cargo del evento o mantener una comunicación fluida a través de algún chat dedicado exclusivamente al evento.
2. Mantener una base de datos actualizada
Nuestras bases de datos son nuestro tesoro más preciado en la comunicación de eventos y en general. Nos aseguramos de mantener registros precisos y actualizados de contactos, clientes potenciales y colaboradores para una segmentación efectiva y una comunicación personalizada.
La segmentación de las bases de datos es imprescindible para llegar a grupos de interés específicos y evitar cansar a nuestros contactos son informaciones no dirigidas a ellos. Además, la actualización regular de nuestra base de datos garantiza que la información de contacto sea precisa y que nuestras comunicaciones lleguen a la audiencia correcta en el momento adecuado.
3. Buscar colaboraciones en la comunicación de eventos
La colaboración con influencers, marcas y colaboradores relevantes puede tener un impacto significativo en la promoción y el éxito de un evento. Identificar y asociarse con personas influyentes en el campo o la industria relacionada con el evento puede ayudar a ampliar el alcance de la comunicación y aumentar la credibilidad del evento.
Lo que se busca con estas colaboraciones es generar interés entre sus seguidores. Para ello, es imprescindible que haya un valor también para la otra parte. Por ejemplo, puede publicar un post sobre el evento en sus redes y, a cambio, mencionar nosotras su red social en un post.
Además, la participación de colaboradores clave, como empresas asociadas o expertos en el tema del evento, puede agregar valor al programa del evento y aumentar su atractivo para los posibles asistentes.
4. Seguimiento posterior al evento
El seguimiento posterior al evento es una oportunidad para fortalecer nuestras conexiones y recopilar retroalimentación. Algunas de las maneras más sencillas de conseguirlo son:
- Enviar correos electrónicos de agradecimiento
- Hacer encuestas de satisfacción
- Crear materiales exclusivos post-evento
Por supuesto, un imprescindible al finalizar un evento es hacer un clipping de prensa. Así recopilarás todas las veces que as aparecido en medios. Esto añadirá valor a tu empresa. También se podrá usar para la creación de contenido propia.
Esperamos que no te queden dudas sobre lo importante que es la comunicación en un evento. Cada paso del camino nos acerca más a nuestro objetivo de crear una experiencia memorable
Al adoptar una estrategia integral que incluya estas acciones podrás maximizar el impacto de tus eventos. No olvides estos cuatro tips: crear un plan de comunicación para redes sociales, mantener una base de datos actualizada, buscar colaboraciones y recopilar todo lo conseguido para conseguir triunfar en el evento.
Si quieres que llevemos la comunicación de tu evento, no dudes en ponerte en contacto con nosotras. Si quieres saber más sobre comunicación y marketing en eventos, en nuestro blog podrás encontrar lo que buscas.
