La planificación de un evento corporativo exitoso requiere atención a varios aspectos clave. Este artículo abordará las 5 cosas esenciales que se deben tener en cuenta en la organización de tu evento corporativo.
Destacan elementos como la elección del lugar de celebración, la selección del menú, la decoración y ambientación, la incorporación de elementos interactivos y la estrategia de invitación y comunicación. Cada uno de estos elementos contribuye a crear una experiencia memorable.
Índice
- Elección del lugar de celebración
- Selección del menú y catering
- Decoración y ambientación del evento
- Estrategia de invitación y comunicación
- Planificación y organización de tareas
- Evaluación y seguimiento post-evento
Elección del lugar de celebración
La elección del lugar para la celebración de un evento corporativo es un paso crucial que impactará en la experiencia de los asistentes. Desde la selección del tipo de espacio hasta considerar las facilidades y servicios ofrecidos, cada detalle cuenta. Si no sabes por dónde empezar y prefieres que lo hagamos nosotras, puedes consultar nuestros servicios para organizar eventos y empezaremos cuanto antes.
Tipos de espacios para eventos corporativos
- Finca para eventos
- Hotel
- Centro de convenciones
Adaptación del espacio al tipo de evento
Es fundamental que el lugar elegido se ajuste a las necesidades específicas del evento, sea una conferencia, un seminario o una presentación de productos. La versatilidad del espacio es clave para garantizar su idoneidad para la ocasión.
Facilidades y servicios ofrecidos por el lugar
Además de la infraestructura física, es importante considerar los servicios adicionales que el lugar puede ofrecer para mejorar la experiencia de los asistentes.
Salas y equipamiento disponibles
Contar con salas equipadas con la tecnología necesaria, como proyectores, pantallas y sistemas de sonido, facilitará el desarrollo del evento.
A veces estos servicios tienen un coste adicional con el que no se contaba, por ello es importante revisarlo con anterioridad y hacer todas las preguntas que necesites. Es fundamental saber un precio aproximado antes de hacer una reserva ya que, si no, después el total puede ascender demasiado.
Accesibilidad y ubicación
La accesibilidad del lugar, tanto en términos de transporte como de comodidad para los asistentes, es un factor determinante que puede influir en la participación y la percepción del evento.
Para informar a los asistentes, siempre es bueno que añadas una pequeña infografía a tu invitación con toda la información sobre los posibles aparcamientos cercanos, la líneas de bus y tren… Todas las maneras de transporte que puedas encontrar.
El servicio de catering es un aspecto fundamental en la organización de eventos corporativos. La calidad del catering determina en gran medida la experiencia gastronómica de los asistentes y contribuye al éxito del evento. ¿A quién no le gusta comer y beber bien?
Ofrecer una amplia variedad de opciones en el menú es clave para satisfacer los gustos y necesidades de los asistentes. Desde aperitivos y entrantes hasta platos principales y postres, la variedad en el menú garantiza que todos los invitados encuentren algo que les guste.
Adaptaciones para restricciones alimentarias
Es importante tener en cuenta las posibles restricciones alimentarias de los asistentes, como alergias o intolerancias. Ofrecer opciones adaptadas a estas necesidades asegura que todos los invitados puedan disfrutar de la experiencia gastronómica sin preocupaciones.
Alternativas vegetarianas y veganas
Cada vez más personas optan por dietas vegetarianas o veganas, por lo que incluir opciones vegetarianas y veganas en el menú es una práctica recomendada. Estos platos no solo atienden a las preferencias alimentarias, sino que también demuestran consideración por la salud y el bienestar de los asistentes.
Presentación y experiencia gastronómica
La presentación de los platos es un aspecto que no debe pasarse por alto. La forma en que se presentan los alimentos influye en la percepción de su calidad y en la experiencia gastronómica en su conjunto. Una presentación cuidada y atractiva añade valor al menú y cautiva a los comensales.
Decoración y ambientación del evento
La decoración y la ambientación juegan un papel importante pero no crucial en la creación de un ambiente acogedor y alineado con la identidad corporativa de la empresa. A continuación, se detallan aspectos clave a considerar en este apartado:
Importancia de reflejar la identidad corporativa
La decoración debe reflejar la personalidad y valores de la empresa, transmitiendo coherencia visual con la marca. Los elementos decorativos seleccionados deben estar en sintonía con la imagen corporativa para generar una atmósfera que resuene con los valores de la compañía.
Innovaciones y tendencias en la ambientación
- Explorar innovaciones en la ambientación: Estar al tanto de las últimas tendencias en decoración de eventos corporativos puede aportar ideas frescas y creativas para destacar en la presentación visual. La incorporación de tecnología y elementos interactivos también puede marcar la diferencia en la experiencia global del evento. Puedes seguir a nuestra newsletter para no perderte ningún detalle sobre eventos corporativos, marketing y comunicación.
- La interactividad en un evento corporativo es clave para involucrar a los asistentes y crear una experiencia memorable. En esta sección se destacan dos elementos importantes: el photocall y la tecnología de entretenimiento interactivo.
Photocall y su impacto en la comunicación
El photocall es un recurso visual que se ha vuelto imprescindible en eventos corporativos. Su diseño creativo y personalizado no solo ofrece a los invitados la oportunidad de tomar divertidas fotos, sino que también fortalece la identidad de marca y aumenta la visibilidad del evento.
Diseño creativo del photocall
El diseño del photocall debe estar alineado con la temática del evento y la imagen corporativa de la empresa. Colores llamativos, logos y elementos visuales que representen la marca contribuyen a crear un espacio atractivo para las fotos.
Las fotos hechas en el photocall pueden compartirse en redes sociales, generando interacción con los seguidores y aumentando la difusión del evento. Además, al incluir elementos de branding en el photocall, se refuerza la presencia de la marca y se crea un impacto positivo en la audiencia.
Tecnología y entretenimiento interactivo
La tecnología juega un papel cada vez más relevante en la interacción con los asistentes. En este sentido, la realidad aumentada y virtual, así como las aplicaciones móviles para eventos, ofrecen oportunidades innovadoras para entretener y sorprender a los participantes.
Realidad aumentada y virtual
La realidad aumentada y virtual permiten introducir elementos digitales en el entorno físico del evento, creando experiencias inmersivas y atrayentes para los asistentes. Esta tecnología innovadora agrega un componente de diversión y originalidad al evento corporativo.
Aplicaciones móviles para eventos
Las aplicaciones móviles personalizadas para eventos facilitan la comunicación con los participantes, ofrecen información en tiempo real sobre la agenda y actividades, y permiten la interacción entre los asistentes. Su uso contribuye a mejorar la experiencia global del evento y a mantener a la audiencia comprometida.
Estrategia de invitación y comunicación
La estrategia de invitación y comunicación para tu evento corporativo es clave para garantizar una participación exitosa y una experiencia memorable para los asistentes.
Diseño y creatividad en las invitaciones
Las invitaciones deben reflejar la imagen y el estilo del evento, captando la atención de los invitados desde el primer momento. Un diseño creativo y atractivo, con elementos visuales impactantes, ayudará a generar expectativas positivas.
Comunicación clara de los detalles del evento
Es fundamental proporcionar información detallada sobre la fecha, hora y ubicación del evento en las invitaciones. Los invitados deben contar con todos los datos necesarios para planificar su asistencia de manera efectiva.
Instrucciones para la confirmación de asistencia
Incluir instrucciones claras sobre cómo confirmar la asistencia al evento es esencial para gestionar adecuadamente la logística y la capacidad del lugar. Ofrecer diferentes opciones de confirmación puede facilitar la participación de los invitados.
Promoción y seguimiento del evento corporativo
Aprovechar las redes sociales como herramienta de promoción y seguimiento del evento es una estrategia efectiva. Crear contenido atractivo, interactivo y compartible en plataformas como Instagram, Facebook y Twitter ayuda a aumentar la visibilidad y el engagement con los asistentes.
Además, hay toda una parte detrás de prensa. Sí, sí, como lo lees. Saber moverte en el ámbito de comunicación es muy importante. Ya sabemos que un buen experto en marketing tiene saber un poquito de todo. Si quieres saber unas claves de cómo llevar una gestión completa de la comunicación de un evento corporativo puedes leer algunos consejos que nos ha dado la experiencia.
Welcome pack como mejor aliado
Si nos conoces, ya sabrás que los welcome packs nos encantan. No podemos evitarlo. Pero tenemos razón, hacer un welcome pack puede ser muy beneficioso para tu evento corporativo. Hacer un pequeño regalo para que tus asistentes lleven tu marca muy lejos y se sientan satisfechos con el resultado.
Si quieres que te preparemos un welcome pack personalizado no dudes en ponerte en contacto con nosotras y te daremos propuestas para que tu evento no deje de brillar.
Planificación y organización de tareas
Lista de tareas y cronograma
La planificación de un evento corporativo requiere una lista detallada de tareas y un cronograma bien definido para asegurar que cada aspecto del evento se lleve a cabo de manera eficiente y organizada. Es fundamental dividir las tareas en pequeñas acciones con fechas límite claras y asignar responsabilidades específicas a cada miembro del equipo.
Asignación de responsabilidades
Una parte crucial de la planificación de tareas es la asignación de responsabilidades. Cada miembro del equipo debe tener roles y responsabilidades claras para garantizar que cada aspecto del evento sea cubierto de manera efectiva. La comunicación constante y la coordinación entre los responsables son clave para el éxito de la organización del evento.
Gestión de tiempos y plazos
La gestión eficiente de los tiempos y plazos es esencial para cumplir con el cronograma establecido. Es importante establecer fechas límite realistas para cada tarea, teniendo en cuenta posibles imprevistos y garantizando que se cumplan los plazos para no afectar al desarrollo del evento. La organización y supervisión constante de los tiempos son fundamentales para el éxito del evento.
Presupuesto del evento
La estimación de costes y el control financiero son aspectos cruciales en la planificación de un evento corporativo. Es fundamental establecer un presupuesto claro que incluya todos los gastos previstos, desde el alquiler del lugar hasta el catering y la decoración. El control y ajuste continuo de los costes durante la organización del evento son fundamentales para garantizar que se mantenga dentro de los límites presupuestarios establecidos.
Estimación de costes
Realizar una estimación detallada de los costes previstos para el evento es fundamental para evitar sorpresas financieras. Es importante tener en cuenta todos los aspectos del evento, desde los gastos básicos hasta los detalles más específicos, para asegurar que el presupuesto sea realista y se ajuste a las necesidades del evento.
Evaluación y seguimiento post-evento
La etapa de evaluación y seguimiento post-evento es crucial para analizar el desempeño y los resultados obtenidos, permitiendo identificar puntos fuertes y áreas de mejora para eventos futuros.
Recopilación de feedback de los asistentes
La recopilación del feedback de los asistentes proporciona información valiosa sobre la satisfacción de los participantes, sus comentarios y sugerencias para mejorar la experiencia en próximos eventos.
Medición de los objetivos alcanzados
Es necesario medir de forma objetiva si se han alcanzado los objetivos planteados para el evento corporativo, evaluando el impacto, la asistencia, la participación y el retorno de inversión obtenido.
Análisis de resultados y puntos a mejorar
Realizar un análisis detallado de los resultados obtenidos durante el evento permitirá identificar áreas de mejora, potenciar aspectos positivos y optimizar la planificación de futuros eventos corporativos.
Preparación para futuros eventos
Con base en la evaluación realizada, es fundamental prepararse para futuros eventos, aplicando lecciones aprendidas, implementando mejoras y ajustando la estrategia para ofrecer experiencias aún más exitosas en próximas ocasiones.
Organizar un evento corporativo puede ser algo complejo pero siempre es divertido y te proporciona beneficios directos. No solo porque tu empresa será más conocida y tendrá mejor reconocimiento, sino también porque será una increíble red de networking en la que podrán salir sinergias muy bonitas.
Si te interesa organizar un evento con nosotras, no dudes en ponerte en contacto con CoMsentido y empezaremos a preparar lo que tienes en mente.
