Software de Inventario: La Herramienta Indispensable para el Éxito de tu Emprendimiento 

El inventario es un activo de gran importancia para una empresa. Además de tener valor monetario, representa algo de suma importancia para su operatividad, ya que de ahí obtendrá los insumos para su producción o los productos que necesita para vender, según sea el tipo de empresa. Es por ello que gestionarlo bien es crucial para el funcionamiento de la empresa y optar por implementar herramientas puede ayudar en gran medida. Una opción es usar un software de inventario, por ello, veremos a continuación el rol que puede tener en tu emprendimiento.

¿Qué es un software de inventario?

Es una herramienta que mantiene el registro de todos los artículos que están dentro del inventario de una empresa, así como de aquellos que entran y salen, con datos de cada operación realizada. Es algo similar a un estado de cuenta, pero en vez de reflejar los movimientos en una cuenta bancaria, los refleja en el stock del inventario del negocio y sus movimientos.

Estas herramientas pueden funcionar a través de escaneos de códigos de barra para registrar las transacciones de manera automática y pueden incluir herramientas para planificar el abastecimiento con pedidos a proveedores.

¿Cómo puede ayudar un software de inventario?

Un software de inventario permite reducir perdidas en el inventario, sean por robo o por cualquier otro motivo, que puedan perjudicar financieramente a la organización. De igual manera, se puede dar un seguimiento más detallado al comportamiento del inventario y el ritmo de consumo de la empresa.

Tener un software de inventario y almacenes es una gran ayuda para un mejor manejo de la empresa, lo que se traduce en una mayor productividad, por tanto, la empresa se ve beneficiada en sus costos y competitividad.

Ventajas de tener un software de inventario

Veamos a continuación algunas de las ventajas que ofrece la implementación de un software de inventario:

1. Mejor control y menos errores

Uno de los retos que tiene una empresa en su gestión es poder controlar lo que entra y sale del inventario, manteniendo un stock o reserva que le permita operar con seguridad. Un software le permite darle un mejor seguimiento a cada uno de los movimientos que se hace, teniendo mejor conocimiento de lo que se consume y cuando será necesario volver a hacer un pedido al proveedor.

De esta forma se reduce la posibilidad de quedarse sin inventario y tener que parar la producción o la venta de un producto, favoreciendo la fluidez en la operación de la empresa. Por otro lado, se logra reducir la posibilidad del error humano en un registro manual del inventario, por lo que el registro será más acertado.

2. Menor costo y tiempo para controlar el inventario

Llevar un inventario manualmente puede demandar mucho tiempo y ser agotador, además de dar lugar a errores en el proceso. Implementar una herramienta para automatizar el proceso permite reducir el costo, especialmente el de mano de obra requerido para las revisiones de inventario y permite hacerlo mucho más rápido.

Menor costo y menor tiempo se traduce en una mayor productividad o eficiencia en el manejo del inventario, por lo que la empresa se ve beneficiada en sus operaciones y tiene la capacidad de invertir los recursos ahorrados en otras áreas que puedan necesitarlo en mayor medida.

3. Facilidad para hacer reportes

En la actualidad, tener buena analítica en los negocios es clave, especialmente por el manejo de los datos y la posibilidad de tomar decisiones basadas en la información que produce la empresa. Es ahí en donde tener un software de este estilo puede ser de gran ayuda, al permitir obtener reportes de manera automática y que estén siempre actualizados.

Estos reportes se convertirán en un input para la toma de decisiones de los gerentes, de modo que podrán tener la información más actualizada de manera rápida. De este modo, se podrán hacer los pedidos de forma oportuna, detectar algún comportamiento extraño en el inventario y corregirlo de manera oportuna.

4. Menor probabilidad de perder productos

Existe la probabilidad de que algo se pierda en un almacén, especialmente cuando son de gran tamaño y se almacenan varios productos. Bien sea por un daño sufrido durante el traslado o por algún empleado malicioso que tome los productos, es un riesgo que afecta a las empresas y que deben controlar.

Los softwares de inventario permiten mitigar este riesgo, gracias a la posibilidad de tener un mejor control y seguimiento sobre lo que está en inventario. Además, algunos softwares ofrecen la posibilidad de tener la información sobre quien retira los productos del inventario, haciendo más fácil detectar los movimientos inusuales en el almacén y tomar las medidas correctivas de manera más rápida.

5. Posibilidad de automatizar tareas

El contar con un software de inventario abre la puerta a la posibilidad de automatizar las tareas, tal como automatizar el pedido a un proveedor cuando el inventario de un producto cae por debajo de un límite. De igual modo, se puede sincronizar con el sistema contable para hacer los ajustes en las cuentas o emitir de manera automática los reportes que indiquen el consumo de cada producto por mes, semana o día, según sea la necesidad de la empresa.

Esto permite que la empresa tenga una productividad mayor, con un manejo eficiente de las tareas, requiriendo menos tiempo y menos seguimiento en las actividades descritas anteriormente.

6. Más información para la planificación del negocio

La posibilidad de tener información actualizada de manera automática y en todo momento, así como los reportes, brindan la posibilidad de tener mejor data para la toma de decisiones. Esto tiene un efecto positivo para la empresa, al poder tomar una decisión gerencial con información, actualidad y teniendo en cuenta la situación de la empresa.

De este modo, se logran hacer los ajustes necesarios en el momento oportuno, sin comprometer la continuidad del negocio y sin perder competitividad en el mercado.

 

7. Posibilidad de consultar la información en todo momento

El contar con un software de inventario permitirá tener un mejor acceso a la información, gracias a la posibilidad de poder consultar el estado del inventario en todo momento. De este modo, los gerentes y personas que necesiten acceder al estado del inventario, lo podrán consultar en cualquier momento de manera sencilla y desde cualquier lugar, sin tener que comprometer el tiempo que toma llevar a cabo una decisión.

Software de inventario: una herramienta de gran ayuda

El implementar esta herramienta en una empresa permitirá tener un gran impacto, al permitir agilizar los procesos internos de las empresas, especialmente un proceso que puede demandar gran tiempo como la gestión de un inventario. Por ello, es recomendable para las empresas adoptar este tipo de herramientas siempre que sea posible, evaluando los gastos en los que se incurren al implementarlas.