Muchas empresas se han sumado a utilizar un CRM a su negocio y cada vez son más populares los ERP. ¿Pero sabías las diferencias entre ERP y CRM? En este post te explicamos para qué funciona cada software y te hablamos de los más populares para implementar en tu negocio.
Desde la adopción masiva de la tecnología y la transformación digital en el mundo empresarial, cada vez aparecen más herramientas para optimizar los procesos dentro de nuestros negocios. El CRM ya es un software que ha sido incorporado en prácticamente todas las multinacionales, y poco a poco en las PyMes. ¿Pero habías oído hablar del ERP (Enterprise Resources Planning)?
A continuación, os explicaremos brevemente el objetivo del uso de cada software, sus aplicaciones prácticas en el entorno empresarial y algunas recomendaciones sobre cuál podría ser la mejor opción, para incorporar en vuestro modelo de negocio.
Índice
¿Cuál es la funcionalidad del CRM y el ERP dentro de la empresa?
Aunque ambos softwares tienen usos diferentes, el objetivo detrás de su implementación suele ser el mismo, organización y automatización.
A medida que una empresa registra un crecimiento constante, la masa de información, los recursos, procedimientos, registros, informes, incrementa paralelamente. Este hecho puede llegar a crear un colapso y dificultar los canales de comunicación de la empresa, tanto internos como externos.
Por lo tanto, la función principal de estos programas es crear orden, filtrar los datos y el flujo de información, que obtiene la organización durante el desarrollo de su actividad económica.
ERP, qué es y para qué sirve
El Enterprise Resources Planning (ERP), está diseñado principalmente para solucionar y optimizar los procesos de producción y todo lo que engloba esa área. Así que podríamos decir que este tipo de software entra en la categoría “back office”, ya que gestiona toda la parte interna, y el público externo o los clientes no influyen en él directamente.
¿Qué gestiona un ERP?
- Procesos de producción y fabricación.
- Controles de ventas y stock.
- Proveedores y registro de suministros.
- Datos del personal (nóminas y otros documentos legales).
Como podemos observar, un ERP engloba y centraliza toda la información y datos que pueden ser útiles, entre diferentes departamentos de la empresa, para mejorar la clasificación y el acceso a los datos.
¿Es un ERP necesario para cualquier empresa?
No necesariamente. Un factor para tener en cuenta es la inversión de dinero y el tiempo que hay que destinar a este tipo de software.
Al estar ideado para medianas y grandes empresas, tiene un coste elevado, e incorporar tanta variedad de información y organización entre departamentos, requiere de un gran tiempo de aprendizaje. Entonces, si la empresa gestiona grandes volúmenes de producción y necesita una organización interdepartamental, es recomendable contratar un servicio de ERP.
El ya conocido CRM
En los últimos años, el software de Costumer Relationship Management (CRM) ha tomado popularidad entre los comerciales y los ejecutivos de las empresas. Pero por sorpresa de muchos, el CRM en sí, lleva utilizándose prácticamente desde que empezaron las relaciones entre los clientes y el público de la empresa.
Aunque lo que sí que es relativamente nuevo, son los diferentes softwares y las aplicaciones que pretenden digitalizar estos procesos, que hasta ahora eran manuales y solían registrarse en cuadernos o libretas.
Entonces, el objetivo de un CRM es analizar y coleccionar todos los datos y las relaciones que ocurren fuera de la empresa, en la “front office”.
¿Qué registra y gestiona un CRM?
- Los procesos de venta y seguimiento de leads.
- El almacenamiento de interacciones (en correos, reuniones, interacciones de clientes, etc.)
- Segmentación según objetivos (de marketing, ventas, comunicación, comercial…)
- Creación de procesos comerciales.
Este tipo de software nos permite analizar las interacciones en los diferentes canales, para así detectar puntos fríos y calientes de las relaciones con el público, y poder actualizar constantemente nuestra estrategia de comunicación.
Existen muchas opciones de softwares de CRM actualmente, algunas más complejas y costosas, y otras gratuitas, aunque limitadas. Esto permite que cualquier tipo de empresa, tenga acceso a esta tecnología para organizar y optimizar su comunicación.
¿Son compatibles un ERP con un CRM?
Cada empresa tiene sus necesidades, y como hemos comentado anteriormente, dependerá del tipo de empresa y sus procesos, pero al trabajar en diferentes áreas (interna y externa), estos softwares son completamente compatibles el uno con el otro. Sí que es cierto que supondrá una inversión considerable, y habrá que prever si eso resultará en beneficios notables para la empresa, aunque también existen opciones más económicas para pequeñas empresas.
Por otra parte, en el mercado encontramos algunos ERP los cuales tienen incorporados un CRM en su aplicación, aunque no están tan desarrollados como los que se centran únicamente en uno de ellos.
Ejemplos de ERP y CRM en el mercado
ERP que quizás no conocías:
- SAP Business One | Es uno de los más conocidos y está especialmente pensado para pequeñas empresas, que gestiona y optimiza los procesos y se adaptará al futuro crecimiento de la empresa. Es de implementación rápida.
- Ekon 2020 | La empresa Ekon ha combinado el software ERP con la nube. Esto permite que puedas acceder y actualizar los datos desde cualquier lugar, mediante una configuración asistida automatizada, carga de datos automáticos y diferentes funciones. Es un software intuitivo y para ahorrar tiempo de gestión
- Izaro ERP | La peculiaridad de este software es que nos permite incorporar distintas empresas e idiomas en su gestión, y en el que integra el control integral acerca de la fabricación, logística, financiación y RRHH. También cuenta con la opción de trabajar en la nube.
Los CRM más populares actualmente:
- Hubspot | Este software gratuito de CRM ganó el premio de mejor CRM en 2021. Juntamente con diferentes opciones premium dentro del programa, nos permite organizar de forma detallada los contactos, seguir los leads prioritarios y lanzar campañas a nuestro público objetivo.
- Pipedrive | Pipedrive es uno de los más populares por la claridad en la visualización de datos, el estado de nuestras negociaciones y tratos, y el estado de nuestras ventas. También cuenta con la aplicación móvil que nos permite acceder de forma sencilla desde cualquier parte, siempre y cuando contemos con conexión a internet.
- Monday.com | Finalmente, este software es conocido por la gestión y administración de tareas entre empleados de forma fácil, dinámica y colaborativa, lo que significa que todos los participantes están informados del estado de las tareas de cada uno. También cuenta con una versión de prueba gratuita.
Como has podido observar y como bien sabrás, la gestión de empresa es todo un mundo. Ya se trate de una pequeña empresa o una multinacional, todas las empresas necesitan una organización y una estrategia de comunicación, para poder optimizar los recursos y el tiempo.
Estamos en constante cambio, y la adaptación a los nuevos entornos y mercados es un must para todos. Por esto nosotros te recomendamos:
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