Para llevar un control y organización detallada de tu proyecto, el timing es una opción de planificación, ya que te permite ver de manera más visual las tareas que hacer y en qué momento llevarlas a cabo.
El timing es la planificación que se lleva a cabo para desarrollar una campaña, en él se encuentra de manera detallada las tareas y acciones que se realizaran junto con el reparto de cada una de las tareas desde que inicia hasta que se da por finalizado el proyecto.
Índice
La importancia del timing de una campaña
El timing en una agencia es una herramienta más que necesaria a la hora de organizar un trabajo que se lleva a cabo tanto de manera individual como grupal, para cumplir con los límites de tiempo establecidos por el cliente. Además de que así, queda retractado de manera clara y especifica que actividad debe llevar a cabo cada uno de los miembros del equipo para evitar malos entendido o falta de productividad y compromiso hacia el resto de compañeros y empresa.
La planificación es uno de los pasos más importantes para evitar cometer fallos durante la realización de un trabajo, además que, una vez establecidos los tiempos de cada tarea, es más fácil organizar el equipo para trabajar de manera acorde y conseguir los objetivos marcados. El hecho de tener una timing bien planteado, estructurado y planificado permite ver oportunidades de posibles campañas o mejoras.
El timing puede tener distintos usos tanto a nivel interno dentro de la empresa como a nivel externo para enseñarle a un cliente el cronograma del tiempo que se invierte en su proyecto y en qué áreas se hace especial hincapié y también entender un poco mejor el proceso y el trabajo del que se encarga la empresa contratada.
Pasos a paso de cómo realizar el timing
1. Desglosa todas las actividades que deben realizarse en el proyecto
Una vez tenemos claro el proyecto que se debe llevar a cabo, se procederá a realizar el desglose de todas las actividades que se tienen que realizar, ya que es la base para poder entregar de manera correcta el proyecto que se nos ha asignado.
Cada actividad se dividirá en pequeñas tareas con el fin de que sea más fácil completar la actividad. Por ejemplo, si tenemos que crear una campaña en redes sociales, nuestras pequeñas tareas a seguir para poder llevar a cabo la campaña serian: plantear la creatividad, verificar si es viable, buscar elementos necesarios para hacer la creatividad planteada, redacción de copy, etc.
2. Reparte la tarea entre las personas del equipo y establece responsables
Dentro del equipo de trabajo, siempre hay una persona que es más eficaz en realizar determinadas tareas, mientras que otra realiza otras acciones de manera eficaz. Es fundamental conocer las fortalezas y debilidades del equipo para poder afrontar cada proyecto de la mejor manera posible y que no queden cabos sueltos durante la ejecución.
Las tareas deben repartirse de manera equilibrada para crear un balance y evitar sobrecargar a una única persona cuando todo el equipo está disponible. De ahí la necesidad de que una vez clara todas las actividades que se deben hacer, es conveniente repartirlas y establecer un responsable que se asegure de que se efectúan de manera correcta.
3. Temporaliza cada acción con fecha de inicio y finalización
El proyecto tiene fecha de inicio y finalización, por lo que debemos adaptarnos lo máximo posible para poder cumplir con lo pactado, poniendo fechas para entregar las pequeñas acciones y poder controlar que todo va según lo establecido.
Cada departamento o persona del equipo debe tener una copia del timing para que en todo momento se sea consciente de cada una de las tareas que hace quien y en que momento deberían estar finalizadas para poder continuar según lo previsto.
No te olvides en un timing de…
Por otro lado, es recomendable que consideres ciertos problemas que podrían significar un retraso en la realización conjunta de las actividades. También hay que ser realistas en cuanto a las fechas de finalización u horas que llevara cada una de las actividades, ya que, si no se mantiene un ritmo realista que se pueda seguir, el timing no se cumplirá como estaba establecido y no se obtendrán los resultados esperados.
Si se establece el timing para la organización de una campaña, hay que evitar a toda costa la improvisación. Una buena estrategia de timing ayuda a obtener un buen resultado, un rendimiento excelente y sin aumento del presupuesto más allá de lo establecido a causa de retrasos o falta de recursos necesarios para cumplir con las actividades marcadas.
Cómo hacer un timing
Existen mil y una maneras de hacer un timing. Desde un Excel a aplicaciones y páginas web especializadas en ofrecer recursos para la organización, ya sean de pago o gratuitas.
En timing tienen que estar de forma clara las acciones que se tienen que realizar, una barra de tiempo y la duración que se tendrá para realizar cada una de las tareas. Tiene que ser un método de organización muy visual y que enseguida que alguien lo vea entienda cómo funciona.
¿Sabías lo que era un timing? Seguro que ahora que te hemos explicado en que consiste el timing, si aún no lo utilizabas seguro que a partir de ahora lo harás para no dejar nada al azar. Si necesitas ayuda para llevar a cabo tu campaña o estás pensando en desarrollar un nuevo proyecto, no lo dudes y ponte en contacto con nosotras, estaremos encantadas de ayudarte en lo que necesites.
