Cómo organizar un evento de Navidad
Pensar, preparar y organizar la fiesta de Navidad de tu compañía puede parecerte un marrón pero… ¿y si le das la vuelta y lo enfocas en cómo hacer que tus compañeros vivan el evento de navidad que nunca olvidarán?
Para que no te sientas tan sola en esta tarea aquí encontrarás paso a paso cómo preparar el mejor evento navideño.
Índice
La fecha
Si elegir una fecha es importante, elegir la fecha para tu evento de empresa navideña es imposible. Las últimas semanas del año se llenan de compromisos (cenas con amigos, con familiares, con antiguos compañeros de trabajo, copas de navidad con clientes, vacaciones…) y encontrar un hueco que encaje en las agendas de todos… es muy difícil.
Por ello, empezar a preparar la fiesta de navidad corporativa lo antes posible es importante y, a veces, la mejor decisión es elegir una fecha prontito, a principios de diciembre, para asegurarte que todos van a tener disponibilidad.
Y cuidado, porque cuándo consigues una fecha que vaya bien con la mayoría… a veces te resulta imposible reservar un espacio en ese día. Así que sin duda, la fiesta de navidad, cuánto antes te pongas a organizarla, mejor.
La temática
Para el resto de puntos, es importante saber sobre qué tema quieres que gire la mejor fiesta de navidad. Esto dependerá del tipo de empresa en la que estés trabajando y del gusto de los responsables. Aquí te cuento algunas temáticas que no fallan:
- Escoge una década: años 20, años 50, años 80…
- Piensa en una película (y si es un musical, mucho mejor). ¿Qué te parece ambientar tu fiesta de navidad en Grease o en La la land?
- La mafia mola: gángsters, casinos, fiestas clandestinas…
- Jerseys feos navideños. ¡Puedes hacer un concurso a ver quién lleva el típico jersey navideño más feo! (o el más original)
Es muy importante escoger y tener clara una temática antes de empezar a preparar el resto del evento. ¿Por qué? Porque de esto dependerá el lugar que elijas, si es de día o de noche, el catering…
El presupuesto
Otro punto clave a la hora de organizar la fiesta de navidad es tener claro cuál es el presupuesto. La forma más sencilla de calcularlo es preguntar a los responsables cuál es el importe que les gustaría gastarse por empleado y pensar que dentro de ese presupuesto debe entrar:
- El alquiler del espacio
- El catering
- La música y espectáculo
- La decoración
- Los welcome packs
- ¡Y muchas otras cosas!
¿Quieres descargar una checklist para no dejarte nada en la organización de tu evento?
El lugar
Hay varios puntos importantes que debes tener claro a la hora de elegir el lugar dónde vas a organizar tu evento del año:
- El precio
- El aforo
- Las características técnicas (asegúrate de que sea posible llevar todo lo que necesites como un proyector, equipo de sonido, un escenario…)
- La disponibilidad de fechas
- Las facilidades para montar y desmontar
- Si cuentan con catering propio
- Si tienen exclusividad con determinados proveedores
- El horario
- La climatización
- Servicio de guardarropas
- Aparcamiento o accesible en transporte público
Además, debes asegurarte que el lugar sea acorde a la temática de la fiesta. Por ejemplo: una pista de hielo para un concurso de jerseys navideños; un disco antigua para una fiesta años 50; o un hotel con aires a palacio para una fiesta al más puro estilo Disney.
El catering (y la barra libre)
Una fiesta que no te deja un buen sabor de boca, nunca triunfará. Seamos claros: los empleados les gustan las fiestas navideñas de empresa porque se lo pasan bien y comen bien. Eso último puede ser un problema, y el tener o no barra libre puede ser motivo de discordia a la hora de organizar un evento corporativo, ya que no hay que olvidar que seguimos rodeados de nuestros jefes y compañeros y no hay que perder nunca el respeto.
Debes elegir un catering que cumpla en presupuesto pero también en la calidad de la comida y del servicio. Además, si puedes tener un toque acorde a la temática de la fiesta… ¡será un éxito!
Muchas veces la forma de incorporar este detalle al menú, está en el postre.
El entretenimiento
No debes olvidarte de la parte divertida del evento y es hacer que los empleados se relacionen entre ellos y pasen un buen rato. Esta parte también dependerá de la temática que hayas elegido, pero aquí te dejo algunas ideas:
- Un grupo de música en directo
- Un humorista o monologuista
- Un espectáculo de magia
- Un saxofonista y clases de baile swing
- Un taller de cocina
- Grabar un flashmob entre todos
- El welcome pack
El discurso (y la parte seria)
Asegúrate de hablar con el equipo de dirección sobre si quieren tener una parte de presentaciones, discursos navideños y/o presentación de resultados de cierre de ciclo. Y muy importante, cuánto tiempo debe ocupar y como de importante debe ser esa parte dentro de la fiesta.
Con esa información podrás desarrollar mejor la agenda y los tiempos. Asegúrate de proporcionar todo lo que necesiten para llevar a cabo esa parte seria e importante en un evento empresarial:
- Proyectores y/o pantallas que se vean desde cualquier lado de la sala
- Micrófonos y sistema de sonido (¡comprueba que todo funcione con antelación!
- Atril
Comprueba también los discursos y las presentaciones y, si hay materiales audiovisuales de apoyo, asegúrate de revisarlos para que tengan consonancia unos con otros.
La agenda y las invitaciones
Una vez que tengas claro todos estos puntos puedes desarrollar la agenda del evento, asegurándote de calcular los tiempos correctos para que luego se puedan cumplir.
También es muy importante asegurarte de mandar un save the date, una invitación a la fiesta y varios recordatorios. ¡Que nadie se olvide del día más importante del año!
Disfruta del día
Organizar un evento corporativo y encima con temática navideña no es fácil, pero que tu esfuerzo merezca la pena y disfruta de ese día tanto como tus compañeros.
Busca ayuda
Y si ves que no puedes con todo, confiar en una agencia especializada en la organización de eventos como coMsentido puede ahorrarte muchas horas de trabajo y muchos dolores de cabeza. Y lo más importante, tendrás la mejor fiesta de Navidad garantizada.
Si este es tu caso, no lo dudes, escríbeme y nos pondremos a organizar tu fiesta de navidad juntos.
