¿Necesitas una herramienta para compartir archivos digitalmente con tus clientes o tus empleados? Hoy te hablamos de 5 herramientas diferentes para enviar archivos online.
Estamos viviendo en una era tecnológica donde el papel de toda la vida para escribir se está “pasando de moda”, por eso importante para ti y tu empresa disponer de otras alternativas y así digitalizar tu empresa.
Ahora que la tecnología ha mejorada mucho y además tenemos la necesidad de mandar archivos a los clientes constantemente, es necesario estar informado de algunas de las diferentes formas de enviar archivos de manera digitalizada.
El papel se está quedando obsoleto delante de las nuevas metodologías de compartir archivos online, además en estos tiempos de COVID se nos hace difícil poder quedar con los clientes para entregarles los archivos que necesitan en mano, así que no lo dudes más y lee este post en el que te contamos como compartir archivos con tus clientes.
Índice
¿Para qué necesitas herramientas para compartir archivos online?
- Si deseas mandar un archivo de gran peso y por el mail no te funciona, con la opción de compartirlo mediante estas herramientas harás que sea posible.
- Si tienes que enviarle una propuesta a un cliente y no quieres que se vaya a la carpeta de SPAM, la mejor opción es compartir este articulo mediante algunas de las herramientas que veremos a continuación.
- Para compartir un trabajo ya entregado como los archivos finales de diseño de una campaña.
- Para enviar informes mensuales de resultados.
- Para solicitar documentación como textos e imágenes para realizar una página web.
- Para mandar una carpeta con diferentes archivos y materiales de mucho peso.
WeTransfer: Mandar archivos de gran tamaño
Esta aplicación es una de las más conocidas para compartir archivos online. WeTransfer es una herramienta totalmente gratuita hasta los 2Gb de memoria. En el caso de que quieras más capacidad necesitas ampliarlo y el precio mínimo es de 12€ al mes.
Una de las ventajas de esta aplicación es que no es necesario crear ninguna cuenta de usuario para poder utilizarla, del mismo modo que la persona con la que queremos compartir estos documentos tampoco será necesario que se registre en WeTransfer.
Eso sí, actualmente necesitamos confirmar nuestro correo electrónico antes de poder enviar documentos a través de esta herramienta.
¿Cómo podemos compartir archivos en WeTransfer?
- Entra en wetransfer.com
- Sube los archivos que quieres enviar
- Pon el correo electrónico de la persona a la que quieres enviarle los archivos
- Escribe tu correo electrónico (tendrás que confirmarlo, no te lo inventes)
- Puedes poner un mensaje para que el receptor sepa de que archivos se trata
- Haz click y ¡listo!
Tip extra: Para personalizar el mensaje que reciba tu cliente o la persona a la que le estás mandando los archivos, puedes poner tu dirección de correo electrónico también en el destinatario y añadir directamente el enlace de descarga en un mail normal con tu cliente.
Dropbox: Almacenar y enviar archivos
Dropbox te permite tanto el almacenamiento de archivos como compartirlos de una manera rápida y segura. Esta aplicación permite acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo siempre que dispongas de una cuenta de Dropbox.
Dropbox tiene una versión gratuita de espacio de 2Gb de memoria, aunque si tienes una empresa, existe Dropbox Business, donde puedes pagar una cantidad de dinero anual o mensual para poder disponer de más espacio y de este modo compartir todos los archivos que necesites.
¿Cómo puedo compartir archivos en Dropbox?
- Ir a Dropbox y crear una cuenta o iniciar sesión
- Sitúa el cursor en el archivo o carpeta que quieres compartir
- Haz clic en el botón de compartir
- Añade el correo electrónico de la persona qué lo vas a mandar. Si quieres puedes poner unes nota o un mensaje
- Haz clic en compartir
Google Drive: Almacena tus archivos y los tendrás siempre allí
Google drive es una aplicación donde puedes compartir archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones… que puedes generar dentro de la aplicación. Te permite acceder a todos los archivos que desees desde cualquier dispositivo (siempre que dispongas de una cuenta Google).
La versión gratuita de Google Drive dispone de 15Gb de memoria gratuita, mucho más que las demás aplicaciones.
En esta aplicación es necesario disponer de una cuenta de Gmail para poder acceder a ella. Además, una de sus ventajas es que ¡se guarda todo automáticamente!
¿Cómo compartir archivos en Google Drive?
- Accede a Google drive desde tu dispositivo y entra con tu cuenta o regístrate una
- Haz clic en el documento que desees compartir
- Haz clic en el botón derecho y ves a compartir o dale al botón o icono de compartir
- Añade el nombre o correo de la persona que deseas enviar los archivos
- Si lo deseas puedes enviarlo con una nota
OneDrive: Guarda y comparte tus archivos
El Google Drive de Microsoft. OneDrive es una aplicación donde puedes compartir distintas clases de archivos que puedes generar dentro de la aplicación. Siempre que dispongas de una cuenta de Microsoft podrás acceder a todos los archivos que desees desde cualquier dispositivo. Todos los cambios que realices dentro de la aplicación se guardan automáticamente en ella.
En OneDrive también puedes trabajar simultáneamente en un documento de Word, Excel, ppt… y se te crean copias de seguridad automáticas.
La versión gratuita de OneDrive dispone de 15Gb de memoria gratuita, aunque si necesitas más espacio puedes disponer de 100Gb por solo 2.00€ al mes.
¿Cómo puedo compartir archivos desde OneDrive?
- Abre OneDrive e inicia sesión con tu cuenta Microsoft y, si no disponéis de ella, te la puedes crear.
- Selecciona los archivos o la carpeta que deseas compartir
- En el menú superior pulsa el botón compartir
- ¡Haz clic y listo!
Tip extra: OneDrive está especializado a nivel corporativo por lo que tendrás diferentes funcionalidades a la hora de compartir carpetas y documentos, como que caduquen en un cierto tiempo los accesos o dar acceso automático a toda tu organización o a un grupo dentro de ella
MEGA: ideal para compartir grandes carpetas
MEGA es una aplicación totalmente gratuita para compartir archivos hasta los 50Gb de memoria. En el caso que quieras más capacidad puedes ampliarlo hasta los 400Gb por el precio de 4.99€.
Puedes compartir diversos tipos de archivos como carpetas, fotografías, documentos pesados etc…
¿Cómo puedo compartir archivos en MEGA?
- Entras en tu cuenta de MEGA o te creas una sesión
- Le das al botón derecho del ratón y seleccionas la opción compartir
- Indicas el correo de la persona que quieres que reciba los archivos
- ¡Y listo!
El inconveniente de esta aplicación es que las personas con las que hemos compartido una carpeta solo pueden ver y descargar los archivos. Aunque es una ventaja si tienes que enviar facturas o presupuestos a tus clientes, así te aseguras de que no modificarán ningún dato.
Espero que os hayan gustado estas 5 herramientas para compartir archivos online. ¿Conoces más herramientas para compartir archivos? ¡Dínoslo por comentarios!
