Crear un evento desde cero puede parecer a simple vista una tarea fácil, pero a medida que empezamos a organizarlo, es cuando surgen problemas por todos los lados. Para crear un evento es necesario tener las ideas muy claras y ser organizado, por ello, en este post te explicaremos como organizar el evento perfecto en 5 pasos.
A medida que se acerca el buen tiempo, las ganas de juntarse y de organizar eventos corporativos físicos salen a relucir, sabemos que no es una tarea fácil y mucho menos si queremos una buena lista de invitados. Desde CoMsentido queremos transmitirte un poco de nuestra sabiduría para ayudarte a organizar el evento perfecto para tu empresa, ¿comenzamos?
Índice
Cómo organizar el evento perfecto en 5 pasos
Organizar un evento por pequeño que sea requiere de numerosos esfuerzos para controlar que todo salga bien, hay que tener en cuenta donde va a tener lugar el evento, cuantas personas van a asistir, el catering, la música… en fin, numerosas variantes que dan dolores de cabeza. En CoMsentido también organizamos eventos para clientes y nuestros años de experiencia han hecho que sigamos una serie de pasos infalibles para organizar el evento sin volvernos locas en el intento.
Elige una temática
Lo primero y más importante de todo es elegir si quieres que tu evento tenga una temática o no, ya que basándonos en esto, se organizará de una manera u otra todo el evento. Si por ejemplo hacemos un evento físico de cara a primavera, podemos elegir una temática floral donde demos la bienvenida a esta época del año y predominen los colores vivos en la decoración. Se pueden escoger diferentes temáticas teniendo en cuenta factores como si el evento será más formal o informal, si acudirán niños o no… Cabe destacar que la temática no solo se aplica a los eventos físicos, en eventos virtuales o híbridos también se puede crear una temática para hacer el evento más divertido.
Crea una agenda
El segundo paso a tener en cuenta, es el de creación de una agenda específica para apuntar todas las anotaciones referentes al evento. Es de vital importancia plasmar todo lo que va a suceder en el evento a papel o en un PowerPoint o documento en Canva, crear un evento no es cosa de un día, por lo que se nos pueden ir olvidando cosas de un día para otro, una agenda es algo esencial. En esa agenda anotaremos todo lo referente al evento desde su inicio hasta su fin, la ubicación, horario, proveedores, tipo de música, elementos del welcome pack, presupuesto, ideas que se nos pasen por la cabeza en un momento dado… Todo lo necesario para no olvidar ninguna parte del evento. Nosotras recomendamos plasmar las ideas en una presentación en Canva, de esta manera podremos acceder a él desde cualquier lugar y dispositivo sin perderlo.
Ameniza el evento
Si tenemos que planificar un evento corporativo, pero que a la vez sea un poco informal, incorporar un catering y música puede ser el factor de éxito para tu evento. Una música ambiente relaja a los invitados dejándolos ser ellos mismos y disfrutando de manera más abierta del evento, si el evento es largo también estaría bien incluir un servicio de catering, incluyendo las diferentes preferencias alimentarias de cada invitado, como opciones sin gluten, veganas y vegetarianas. Para finalizar también se podría incluir algo en el evento que interactúe con los invitados, como juegos, un photocall o discursos con una temática en concreto, esto también ameniza mucho el evento y hace que todo el mundo se vaya con un buen sabor de boca.
Planifica los Welcome packs del evento
Si de verdad quieres sorprender a tus invitados un regalo de bienvenida o welcome pack puede ser la idea perfecta. Además, si personalizamos cada regalo con un motivo representativo de nuestro negocio como el nombre o logo, haremos que se acuerden de nosotros cuando vuelvan a casa. Si el evento que realizamos es grande, podemos tratar de conseguir patrocinadores para conseguir regalos para nuestros invitados a cambio de publicidad en redes sociales. Si necesitas ayuda con la creación de estos welcome packs, déjanoslo a nosotras, haremos que tus invitados no se olviden del evento.
Haz que tu evento sea eterno
Por último, pero no menos importante, está la parte de hacer que nuestro evento deje huella. ¿Cómo podemos hacer esto? Podemos difundir el evento a través de las redes sociales creando un hashtag específico para el evento, también se puede animar a los invitados a que hagan videos y fotos del evento para que posteriormente lo compartan en sus redes sociales con dicho hashtag. También sería interesante crear una carpeta en historias destacadas de la cuenta de empresa para dejar constancia del evento para el futuro.
Esperamos que te hayan servido de ayuda estos pasos para organizar el evento perfecto, pero si no son suficiente y necesitas ayuda para crear tu evento, escríbenos o reserva una asesoría gratuita con nosotras, estaremos encantadas de ayudarte con todo lo que necesites.
