Organizar las reuniones de tu equipo, programar las reuniones con tus clientes, con tus proveedores… puede ser una tarea algo complicada y desesperante. Cada uno tenemos unos horarios y a veces parece que sea imposible ponernos de acuerdo. Por suerte, hay algunas herramientas que nos pueden ayudar y automatizar algunas tareas, una de ellas es Calendly y en este post vas a aprender cómo puede ayudarte y cómo empezar a usar la herramienta.

¿Qué es Calendly?

Calendly es una herramienta útil y básica que sirve para organizar tus reuniones, programarlas, realizar pagos y enviar los recordatorios correspondientes para que a nadie se le olvide. ¿Suena bien, no? Las funcionalidades son muchas, y es una herramienta que nació con la intención de ayudar a organizar a pequeñas y grandes empresas sus reuniones. Su funcionamiento es muy intuitivo, así que, con dedicarle 15/30 minutos el primer día para configurar todos los ajustes, te harás a esta herramienta rapidísimo.

Cómo puede ayudarte Calendly en tu negocio

  1. Programar reuniones de manera automatizada

Esta es la función principal de la herramienta. Se trata de una función muy útil y automática, ya que se conectará con tu agenda y de este modo, la persona que quiere reservar una reunión contigo, tendrá a mano qué horario tienes libre y en cuál no puedes asistir a una reunión. Después, para pasar esa reunión a tu equipo, a tus clientes o a quien tu quieras, bastará que copies el enlace que la herramienta te proporciona. De este modo, Calendly se adaptará a tu agenda y a la suya, para que no haya ningún malentendido o dificultad en la programación.  

  1. Reservar y contratar asesorías y consultorías

Otra función que hace que te ahorres mucho tiempo es la de reservar y contratar asesorías y consultorías. De este modo, Calendly se adaptará también a tu disponibilidad (¡y a la de tu cliente!) para evitar todo el proceso de decisión de un horario desde que el cliente decide tener una asesoría o consultoría. Además, para facilitar aún más el proceso para el cliente, puede dejar pagado el servicio escogido, y no tener que hacerlo después.

Es muy útil tanto para primeras reuniones cuando estás en la primera toma de contacto con un cliente, como las asesorías personalizadas gratuitas que ofrezco en mi web para ayudarte a decidir qué servicio es el mejor para ti. Puedes verlo y reservar la tuya aquí.

Pero también para vender tus asesorías, mentorías, consultorías… es una forma sencilla de reservar el horario que mejor convenga y, además, al poder integrar la herramienta con stripe o paypal, también podrá tu cliente dejar realizado el pago. Puedes reservar una asesoría conmigo si quieres en este enlace.

  1. Puedes activar los recordatorios por mail y SMS para tus reuniones

Una de las partes que, en mi caso, más detesto es el proceso de recordar las reuniones que ya tengo planeadas o, peor aún, que alguien no se presente a la hora convocada.  Por eso,  una de mis funcionalidades preferidas de Calendly es que la herramienta se encarga de enviar los recordatorios que le pidas (ya sean por mail, por SMS o por ambas vías) en los momentos que determines (un día antes de la reunión, una hora antes…) ¡Y no solo a tus invitados a la reunión, sino también a ti!

  1. Puedes crear reuniones en grupo para formaciones o para que un cliente convoque a otro miembro de su organización

Con esta opción, los recordatorios posiblemente te ayuden aún más que de normal… cuántas más personas haya convocadas, más difícil será la organización. Así, Calendly te permite crear reuniones de muchas personas y se encarga de cuadrar horarios, enviar recordatorios…  Además, tus invitados podrán invitar si les das permiso, lo cual también te ahorrará trabajo.

Esta funcionalidad es muy práctica si, por ejemplo, uno de tus clientes quiere avisar a otro miembro de su equipo para que asista a la reunión contigo o, en el caso de que sean reuniones grupales o formaciones, también pueden realizarse con Calendly.

  1. Tú decides qué huecos libros quieres dejar para que te reserven, con cuanta antelación y hasta cuánto tiempo

Hay veces que decimos que sí a todo sin darnos cuenta de lo llena que nos queda la semana al final… Por eso, en Calendly tienes la opción de actualizar tu calendario cuando quieras, y de establecer un horario, poner un máximo de reuniones… Así no te saturarás ni trabajarás por encima de tus posibilidades. Además, se puede conectar hasta con seis tipos de calendarios diferentes, así que, si tienes más de uno y apuntas cada cosa en un sitio… ¡tampoco tendrás que preocuparte!

Cómo empiezo en Calendly

El primer paso es crear tu cuenta y, aunque puede parecer mucho más complicado de lo que realmente es, no lo es. Lo único que deberás tener en cuenta será qué tipo de cuenta estás buscando, qué promoción o qué “plan” quieres. Para empezar te recomiendo que uses la versión gratuita pero en el momento que te acostumbres a ella… ¡pasarás a la premium seguro! Ya que en esta versión Pro podrás tener diferentes tipos de reuniones, podrás configurar pagos…

Una vez que has decidido que tipo de cuenta quieres, sólo tienes que seguir estos pasos:

1. Regístrate

Para empezar, una vez dentro de la propia web de Calendly basta con pulsar “Regístrate” para empezar con el proceso.

2. Añade tu correo electrónico

Puedes poner la cuenta de correo que tú quieras, pero debes tener en cuenta que será la que se utilice para todas las programaciones. Es decir, lo ideal es poner una cuenta que revises muy a menudo (de hecho, si tienes una cuenta corporativa, lo mejor será poner esa).

3. Dar los permisos que requiera

Para poder acceder a modificar tus calendarios, Calendly necesitará unos permisos. Por ello, él mismo te irá pidiendo alguna “configuración” o incluso comprobará que tenga todo lo que necesita para empezar a planificar. Además, te pedirá cuál es tu disponibilidad, este punto es muy importante, ya que, el horario que pongas será el se use para programar las reuniones. Aunque posteriormente lo podrás modificar, es importante que decidas bien qué poner.

4. Configura tus eventos y reuniones

Es momento de decidir qué tipo de reuniones quieres crear, de qué duración y si son gratuitas o de pago. Con la versión gratuita sólo podrás configurar un tipo de reunión, así que te recomiendo que sea la más estándar. Si te pasas a la versión Pro ya podrás tener diferentes tipos.

Es importante que te centres en este paso y decidas cuántas reuniones pueden reservar al día, cuál es el tiempo mínimo de antelación, hasta qué fecha quieres tener el calendario abierto, en qué horarios pueden reservar, el tiempo que quieres dejar libre entre reunión y reunión… pequeños detalles que serán los que hagan que la herramienta haga magia. 

5. Comparte tu calendario

Una vez que tengas tus reuniones configuradas, puedes compartir tu calendario de reservas. Existen dos formas principales: la más común es con un enlace que puedes compartir en un correo electrónico, por whatsapp… y mi forma preferida es insertándolo en tu web. De esta forma estará totalmente integrado en tu marca y será mucho más funcional. ¡Y todos esos visitantes pasarán por tu web!

¿A que es sencillo? Con esos pasos ya podrás disfrutar de tu cuenta de Calendly. En un principio, Calendly te ofrece 14 días gratuitos de la versión “pro” de la herramienta. Pero, si por ejemplo, ya tienes claro que quieres la cuenta “pro” o una versión concreta, lo podrás configurar al momento. Si, por su parte, tienes claro que quieres la versión gratuita, pasados los 14 días de prueba él mismo bajará al plan gratuito.

Aquí te comparto mi calendario de Calendly en el que puedes reservar una asesoría gratuita conmigo para hablar de tu negocio y ver las diferentes soluciones que en coMsentido podemos darte.



¿Te ha gustado este post? Desde CoMsentido esperamos que así sea, y que te haya sido muy útil. Si quieres conocer más herramientas que pueden ayudarte en tu emprendimiento, te recomiendo: Las herramientas que todo emprendedor debe conocer.

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