Cómo organizar un evento en 8 pasos

Existen dos tipos de personas: las que aman organizar eventos y las que lo odian con todo su ser. Yo soy de las primeras y te ofrezco 8 tips para que organizar tu próximo evento sea mucho más fácil.

La idea

Te han dado el briefing del evento que quieren y ahora tienes que montarlo, a veces desde 0 y otras te encuentras que han empezado por el tejado y, ¡apáñatelas como puedas! Lo más importante es pensar un buen concepto creativo que dé sentido a tu evento. Esfuérzate porque sea original, único y que impresione, pero nunca olvides cuál es tu público objetivo y qué quieres conseguir con este evento, cuáles son tus metas.

La agenda

Una vez que tienes claro el concepto creativo es hora de ponerse con la agenda y los timings. Es necesario tener claro cuáles son los momentos más importantes para poder destacarlos y situarlos donde corresponde. Además, la gente en los eventos busca cada vez más interactividad, comunicarse, hacer networking y conocerse; por ello deja espacio para que la gente interactúe.

El presupuesto

Es muy importante tener muy claro desde el inicio cuál es el presupuesto con el que cuentas para organizar tu evento. Piensa qué es lo más importante de tu evento e invierte en esa parte el mayor tiempo y presupuesto, ¡que no se te vayan de las manos los “extras” y te hagan escatimar en lo necesario!

La organización

Esta es la parte más complicada ya que tienes que depender de mucha gente y hay que estar MUY coordinados para que nada se escape del plan. Por un lado, tenemos al personal del comité organizativo que tiene que estar perfectamente comunicado y coordinado entre sí, para ser mucho más ágiles y no repetir tareas. Por otro lado, están los proveedores (a veces múltiples y no se conocen entre ellos), hay que conseguir que formen parte de tu equipo y que tu función pueda limitarte únicamente a supervisar su trabajo y no tener que estar parada diciendo paso a paso lo que tienen que hacer.

Algunos de los elementos a tener en cuenta son:

• El sitio: busca un lugar bien comunicado u ofrece un transporte propio para convertirlo en accesible.
• El personal: tiene que ser profesional, que se adapte a tus necesidades y al estilo de tu evento, que tengan claras sus funciones. Consejo: Envíales el planning y horario por correo y entrégaselo también en persona.
• Catering: tanto si se trata desde un picoteo a una cena de gala, es lo que suele dejar buen o mal sabor de boca. Imprescindible estar atentos a las necesidades alimenticias especiales de todos los asistentes para poder ofrecer alternativas.
• Decoración, iluminación y sonido: rodéate de los mejores equipos, planifica todos los momentos en los que tienen que intervenir y dale un mismo estilo durante todo el evento.
• WiFi: ofrece servicio de wifi gratuito para todos los asistentes, facilitará la interacción en RRSS, estarán cómodos pudiendo consultar su correo electrónico y si usas apps de gamificación evitarás problemas de conectividad.
• Bienvenidas ágiles: Que la primera impresión nada más llegar sea una cola de media hora para poder acreditarse… no es la mejor opción.

Sorprende

Consigue una experiencia única e inolvidable para convertir tu evento en memorable. Fácil, ¿eh? La mejor forma de hacerlo es ponerte en situación y pensar qué es lo que más te ha gustado de los eventos que siempre recordarás y que es lo que te dejó mal de boca y te hizo no querer repetir.

Personalización

A todos nos gusta sentirnos únicos, así que no te olvides nunca de la personalización, que vean que has pensado en ellos. ¡Siempre es posible! En los detalles, en las invitaciones, en el sitting, en el merchan… ¡hay mil opciones!

Captúralo todo

No escatimes en un buen fotógrafo, un cámara que capte la esencia… te permitirá tener material audiovisual para promocionar próximas ediciones, tener un contacto post evento natural con los asistentes al mandarte las fotografías y conseguir engagement después del evento y que sea perdurable en el tiempo.

Mide y comparte

¿Te acuerdas del primer paso en el que se tenían que tener claros los objetivos y metas a cumplir? También puedes preparar encuestas de satisfacción para los asistentes.

Mide si lo has conseguido y comparte los resultados para que tus invitados reciban feedback. Además, te ayudará a saber qué mejorar en futuras ediciones.

¡Ya lo tienes! Al final, parece que para organizar un evento sólo se necesitan muchas ganas, ilusión, planificación y empatía. ¡Y tiempo! Mucho tiempo…

Si aún así te sientes un poco perdido y necesitas ayuda con tu evento, puedes hablar conmigo escribiéndome a marta@comsentido.es o a través del formulario de contacto. ¿Te cuento un secreto? ¡Cuento con los mejores proveedores para hacer posible todo lo que seas capaz de soñar!

¿Y tú eres de los que amas los eventos o prefieres pasárselos a tu compañero de mesa?